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貿易事務の仕事

貿易事務に必要とされるスキル

こんにちは! MIYA(@miya38_freer)です。

派遣で貿易に関する仕事に携わっています。この記事では、貿易事務に必要とされるスキルについてまとめました。

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貿易事務の仕事って?

貿易事務の就労先は、メーカー・商社、物流会社、フォワーダー、船・航空会社、倉庫会社、通関業者、乙仲(海貨業者)など多岐に渡っています。業務内容や必要とされる知識・資格も、それぞれの業種によって異なります。

私は「メーカー・商社」系で仕事をしており、貿易実務未経験者でも英語力や社会経験があれば比較的門戸が開かれているようです。

それぞれの業態がどのような仕事をしているかは、以下のサイトがわかりやすくまとめているので、是非参考にしてください。

Liberty :【業界・業種別】 貿易事務の種類と仕事内容とは?

メーカー・商社の貿易事務に必要とされるスキル

ここでは、私が携わっている「メーカー・商社」系での、「輸出」に関する貿易事務職を例に纏めました。

英語力

勤務先によって状況は異なるかもしれませんが、私の場合は輸出先企業とのやり取りが頻繁に発生するため、英語力はMUSTです。

翻訳アプリを使えば?とも思うかもしれませんが、いちいちアプリを開いている時間はなく、また、アプリを使ったとしてもそれが正しい英文かどうかもわかりません。

相手の言っていることを正しく理解できる読解力・ヒアリング能力や、こちらの要望や状況説明などがきちんとできる英作文能力・発信力、それも即座に発し、理解できる瞬発力が必要となるでしょう。

コミュニケーション能力

貿易事務というと、書類作成やデータ処理など、PC作業がほとんどでは?と思う人もいるかもしれません。

が、海を超えて別の国へ・或いは別の国から物を動かすとなると、社内外・国内外の様々な人との関わりが発生します。よって、コミュニケーション能力は必須です。

それぞれの立場の人が仕事をしやすいように、物の流れがスムーズにいくようにと、伝え方やタイミングなども考慮しながらこなしていく必要があるでしょう。時には主張したり、断ったり、交渉したりと強気に進めることが求められる場合もあります。

営業や接客業など、人と接する仕事に慣れている人は有利かもしれません。

正確さと機敏さ

一見、相反するように見える「正確さ」と「機敏さ」ですが、この両方のスキル使いながら案件をこなしていく必要があります。

まず、輸出業務や通関書類は1つのミスも許されません。ミスによって荷物が途中で止まってしまい、損害に繋がる可能性があります。よって、1つ1つの業務を正確に行うことが求められます。

と同時に、船や飛行機はいつまでも待ってくれはしないので、荷物や書類を時間内に手配する必要があります。「えー、これどうしよう」とか悩んでいる暇はないので、わからなければわかる人に聞いてさっさと捌いていくしかありません。こういった点でも、前述のコミュニケーション能力は大切になります。

時間管理能力

前述の通り、貿易事務は時間との戦いなので、時間管理能力のない人は難しいかもしれません。

船の出航が1ヶ月後としても、荷物や書類の手配は早い段階から行わなければいけません。いつまでに何が必要なのかを逆算して、前項の通り正確に手配していく必要があります。

時間にルーズな人や、人からの指示がないと動けない、という人は合わないかもしれません。

貿易事務であった方がいいスキル

Excelの中級レベル

就労先によって変わるかもしれませんが、私の派遣先企業では指定のソフトウェアを使いながらも、データをExcelに落とし込んで抽出・加工・参照したりするので、Excelのスキルは結構重要だと感じました。

貿易事務に限らず、どんな事務職でもデータの集合体から必要な数値を抜き出して加工する、といった作業は発生するので、マクロまではいかなくともIf関数VlookUP関数、ピボットテーブルなど、分析・抽出系の関数は使いこなせるようにしておいた方がいいでしょう。

マルチタスク能力

前項の「必要とされるスキル」に加えてもいいくらい、マルチタスク能力も大切です。

色々な荷物の手配が次々と飛んでくるので、ある程度の量は並行して進めていく必要があります。

それでも、1人が捌ける仕事量には限界があるので、前項の「コミュニケーション能力」を使って他の人の手を借りる方が良い場合もあります。飛んでくる球を全部打ち返すことよりも、どれだけの量をどれくらいの時間・質で捌けるのかを把握していること(自分の能力を見極めていること)の方が大事かもしれません。

貿易事務で後付けでも何とかなるスキル

これも私の派遣先の場合ですが、意外と「貿易実務の専門知識」は、仕事をしながら覚えるのでも何とかなっている感じです。

※私の場合、元々「海外営業事務」での募集であり、貿易実務経験の有無は問われなかったこともあります。

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貿易業務の基本は「物・お金・書類」の流れであり、そこに業界独特の仕組みや法律、用語などが存在しているイメージです。

貿易事務が初めての人は、専門用語が多くて最初は戸惑うかもしれません。が、最初はそれら1つ1つを深堀りするよりは、全体の流れを掴むことをお勧めします。何がどのタイミングで動いて、その時に何が必要になるのかを捉えていくうちに専門知識が入っていくでしょう。

全体の流れを掴むには、貿易実務検定C級の勉強がお勧めです!

→ 「貿易実務検定C級」カテゴリー

まとめ|貿易事務に必要なのは、意外と基本的なスキル

貿易事務で必要とされるのは、英語力を除いては、意外と基本的なスキルかもしれません。

社会人経験が豊富であったり、また、コミュニケーション能力に自信がある人は、英語力をつければ貿易事務職への道も拓けるでしょう。事務職でも専門性を身につけたい人にはお勧めの仕事です ^^

 

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