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【未経験から一般事務職】採用に有利な資格とスキルはこの3つ

2022-08-22

こんにちは! MIYA(@miya38_freer)です。

私は4月から派遣社員として一般事務職で働いています。この記事では、未経験から一般事務職で採用となるために必要となる資格やスキルについて纏めました。

一般事務職の今と昔

私は約20年程前に一般事務職の経験があります。その後、営業に異動となり、今回再び事務職に携わっています。

変わらない部分は、パソコンを使った職場環境。大きく変わったのは、様々な業務がネットを使用したものに切り替わっていること。FAXや紙文化がなくなりつつあり、電子データも各パソコンや外付けハードではなく、クラウドでの運用・保管になっています。また、会議や面談もWebを使用するなど、どんどん手軽に便利になってきています。

そんな状況の中、これから一般事務職を目指す人に必要な資格とスキルを改めて纏めました。

未経験から一般事務職になるために必要なスキル・資格

MOSまたはPC検定

ほとんどの企業が、Microsoft社のソフトウェアを使用した業務を行っており、中でもWord(ワード・文書作成)・Excel(エクセル・表計算)は一般事務職必須のスキルです。

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)は、Microsoftのソフトウェアが使えることを証明できる資格で、私も就職の際に取得しました。色々なバージョンがありますが、最新のOffice 365での取得がお勧めです。

MOS公式サイト


一方、PC検定は上級になればなるほどITやネットワークの知識も必要となり、ソフトウェアを使うだけでなく業務を遂行するための実践的なスキルがあることを示せる資格です。3級以上を取得するのがお勧めです。

日商PC検定サイト

 

履歴書に書くにはどちらの資格も有効だと思いますが、採用後に即仕事に生かせるのは日商PCの3級以上の知識でしょう。

昔であれば、パソコンの使い方を一から教えてくれる職場もありましたが、今ではパソコン操作ができるのは当たり前とみなされています。未経験から一般事務職に応募する際は、前述のどちらかの資格は取っておきましょう。

秘書検定またはビジネス文書検定

「秘書検定」と聞いて、「秘書になんかならないよ」「今どき秘書って...」と思う方もいらっしゃるかと思います。実際、私は1級に合格していますが、秘書をやったことはありません。が、取っておいて本当に良かったと感じています。

秘書検定

仕事をするにあたって最低限必要なマナー、言葉遣いが学べますし、上級になれば仕事の効率的な捌き方部下への指導の仕方なども身に付きます。仕事で大事なのは人間関係と業務をいかにうまく回すかが大切。この資格取得でそれを学べます。


同様の資格としては、ビジネス実務マナー検定もお勧めです。

ビジネス実務マナー検定

履歴書に書くことで、オフィスでの最低限の振る舞いや電話・メールでの受け答えが可能なことを証明できるので、是非取得しておきましょう。

ITのスキル(メール・Web会議・クラウド等)

以下に挙げるものは、「こういうソフトは使えます、知識はあります」「1から教わらなくても大丈夫です」というスキル面でPRする必要があると感じるものです。

1.メールソフト

プライベートではLINEなどのテキストで連絡を取り合うことがをほとんどかもしれませんが、企業ではメールソフトを使ってのやり取りが一般的です。全く使ったことがない人は、MOSでOutlookの資格を取っておくと良いでしょう。

基本的にどのソフトでも使い方は同じなので、GmailやYahooメールなどでメールの送受信やファイルの添付の仕方など、基本的な操作を覚えておくこともお勧めです。

2.Web会議

どこの企業でもWeb会議は当たり前になっており、一般事務職も例外ではありません。Microsoft系であればTeams、Google系であればMeetと企業によって使うソフトは変わってきますが、プライベートでも例えばSkypeやZoomなどを使って、カメラやマイク、イヤホンの使い方、チャットでの発言の仕方などは最低限身に付けておくことをお勧めします。

3.クラウドシステム

最初の項に書いた通り、今はデータをクラウド上で運用・管理するのは当たり前になっています。プライベートでも、外部のサービスにデータを保管していらっしゃる人もいるでしょうし、作業ではGoogle Workspaceを使うことで体感できるでしょう。

「クラウドって何?」というところから始めるのは厳しいかも知れません。この本は基本的な仕組みが学べるので、一読しておくことをお勧めします。

まとめ|資格とスキルを身に付け、未経験からの採用を目指そう!

他にもまだまだ、取得しておくと有利な資格はありますが、この記事では最低限必要なものを取り上げました。

特にパソコンとネットの活用(利用だけでなく、実際に有効活用すること)は当たり前になっているので、資格取得のみならず、普段からプライベートでも活用しておくことをお勧めします٩( 'ω' )و

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